Etiske retningslinjer for leverandører

1. Formål og prinsipper

Formålet med de etiske retningslinjene for leverandører er å sikre at Vikings leverandører har en forretningspraksis som er i samsvar med våre standarder for bærekraft. Vikings etiske retningslinjer for leverandører («Retningslinjene») er en del av vårt rammeverk som skal sikre at Vikings leverandører, i hele forsyningskjeden, opptrer i samsvar med lover og regler, med respekt og på en ansvarlig måte.

2. Regler og forordninger

Disse Retningslinjene definerer minimumsstandardene som Viking ber leverandørene om å respektere når de gjør forretninger med Viking. Retningslinjene omfatter følgende bærekraftsområder; menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter,miljøog korrupsjonsbekjempelse, og er basert på de ti prinsippene i FNs Global Compact (1) og de underliggende konvensjonene og erklæringene.

Leverandøren skal alltid overholde relevant lovgivning. I tilfeller der Retningslinjene er i direkte konflikt med nasjonal lovgivning, skal den nasjonale lovgivningen alltid ha forrang, men hvis Retningslinjene er strengere enn den nasjonale lovgivningen, er det Retningslinjene som skal være gjeldende.

Leverandøren er ansvarlig for å sikre at leverandørene i sin forsyningskjede oppfyller kravene beskrevet i disse Retningslinjene.

3. Omfang

Disse Retningslinjene gjelder for leverandører som Viking gjør forretninger med, inkludert datterselskaper og underleverandører («Leverandøren»/«Leverandørene»). Retningslinjene gjelder også for alle Leverandørenes ansatte, både fast ansatte og midlertidig ansatte («ansatte»/«arbeidere»).

4. Ansvarsområder

4.1 Menneskerettigheter

Rettferdig og lik behandling

Leverandøren skal behandle alle ansatte med respekt og verdighet, og skal beskytte arbeidernes rett til integritet og privatliv. Leverandøren skal ikke diskriminere på grunn av for eksempel etnisitet, kjønn, seksuell legning, sivilstatus, sosial status eller foreldrestatus, religion, politisk ståsted, nasjonalitet, funksjonshemming, helsestatus, alder eller medlemskap i fagforening. Ingen form for psykologisk, fysisk, seksuell eller muntlig misbruk, intimidering, trusler eller trakassering skal tolereres.

Rett til personvern og hemmelighold

Leverandøren og dens ansatte skal behandle Viking-kundenes helseopplysninger, økonomiske opplysninger og annen personlig informasjon konfidensielt. Informasjon skal ikke lagres slik at uautorisert personell og/eller tredjeparter kan få tilgang til den. Leverandøren skal gjennomføre nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte de ansattes personlige informasjon, og Leverandørene skal overholde gjeldende lover og regler om personvern.

4.2 Arbeidstakerrettigheter

Barnearbeid og unge arbeidere

Bruk av barnearbeid er strengt forbudt. Hvis Leverandøren benytter unge arbeidere yngre enn 18 år, skal Leverandøren kunne dokumentere at den unge arbeideren ikke utfører farlig arbeid, tungt arbeid eller jobber nattskift.

Tvangsarbeid

Alt arbeid skal være frivillig, og arbeiderne skal stå fritt til å forlate arbeidsplassen eller avslutte arbeidsforholdet etter rimelig varsel, dvs. i henhold til gjeldende regelverk.

Ansettelsesvilkår

Alle ansatte har krav på skriftlig ansettelseskontrakt på et språk de forstår og som spesifiserer vilkårene for ansettelse og oppsigelse. Arbeidsgiveransvaret skal ikke omgås av Leverandøren gjennom utsetting av arbeid eller ansettelse via underleverandører, bruk av arbeidere som jobber hjemmefra, bruk av lærlinger eller gjennom andre ordninger.

Organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger

Alle ansatte skal stå fritt til å danne, bli med i, eller ikke bli med i fagforeninger eller ansatte-organisasjoner etter eget ønske. Ansatte har også rett til å forhandle kollektivt, uten frykt for represalier.

Arbeidstider

Leverandøren skal alltid respektere og etterleve gjeldende lovgivning, internasjonale konvensjoner og kollektive overenskomster, hvis aktuelt, om arbeidstid og pauser, inkludert overtidsarbeid samt ferier, sykefravær og foreldrefravær og andre gjeldende fraværsbestemmelser.

Lønn

De ansatte har krav på lik lønn for likt arbeid. Leverandørene skal sørge for at alle ansatte betales en rimelig lønn, dvs. som minimum minstelønnen etter nasjonal lovgivning.

Leverandøren skal gi kompensasjon for overtid og gi alle ansatte tilstrekkelig forsikring og andre ytelser.

Helse og sikkerhet

Leverandøren skal gi de ansatte et trygt og sunt arbeidsmiljø gjennom systematisk arbeid med helse og sikkerhet. Risikovurderinger skal gjennomføres regelmessig for å identifisere helserisiko, etterfulgt av implementering av tiltak for å forhindre identifiserte farer.

Leverandøren skal for eksempel sørge for at det er tilstrekkelig brannvern i arbeidslokalene, at maskiner er utstyrt med sikkerhetsanordninger, og at de ansatte får personlig verneutstyr dekket av selskapet. Alle fasiliteter skal være konstruert og vedlikeholdes på en trygg måte og være utstyrt med tilstrekkelig belysning, ha en behagelig temperatur og godt fungerende ventilasjonssystemer.

Regelmessig opplæring om arbeidstakerrettigheter og helse og sikkerhet skal gis til de ansatte. Arbeidsrelaterte ulykker skal rapporteres og etterforskes, og forebyggende tiltak skal innføres.

4.3 Miljø

Føre var-tilnærming

Leverandøren skal ha en føre var-tilnærming til miljø- og klimautfordringer. Bruk og utvikling av miljøvennlig teknologi skal fremmes, og virksomheten skal gjennomføres med så liten innvirkning på miljøet og folkehelsen som mulig.

Energi og utslipp av drivhusgasser

Energi skal brukes på en ansvarlig måte, og Leverandøren skal jobbe for å redusere forbruket og overvåke energiforbruket regelmessig. Leverandøren skal prioritere bruk av fornybare energikilder der det er mulig. Leverandøren skal bestrebe seg på å minimere utslippene av drivhusgasser ved å identifisere, overvåke, kontrollere og håndtere utslippene av drivhusgasser fra driften sin. Dette inkluderer også å velge de mest miljøvennlige transportmåtene der det er mulig.

Utslipp til luft, avløp, avfall og vann

Leverandøren skal identifisere, overvåke, kontrollere og håndtere utslippene til luft, vann og jordsmonn samt avfall fra driften sin. Leverandøren skal, i den grad det lar seg gjøre, bestrebe seg på å redusere avfallet, og på gjenbruk og gjenvinning av ressurser.
Vann skal brukes ansvarlig, og Leverandøren skal jobbe for å redusere forbruket. Leverandøren skal sørge for at vann fra driften behandles og gjenbrukes der det er mulig.

Kjemikalier og farlige stoffer

Bruken av kjemikalier og farlige stoffer skal unngås der det er mulig, eller holdes på et absolutt minimum. Ved bruk av kjemikalier eller farlige stoffer skal Leverandøren sørge for trygg håndtering, oppbevaring og avhending av stoffene. Alle stoffer skal merkes riktig, og stoffer som har restriksjoner eller reguleres av EU-direktivene REACH (2) og RoHS (3) skal behandles med forsiktighet.

4.4 Korrupsjonsbekjempelse

Forretningsintegritet

Korrupsjon i alle former, inkludert, men ikke begrenset til, bestikkelser, smøring og favorisering er strengt forbudt. Leverandører skal jobbe for å forebygge, oppdage og avhjelpe økonomisk kriminalitet, inkludert, men ikke begrenset til, utpressing, hvitvasking, terrorfinansiering og svindel.

Leverandøren skal utvikle og implementere retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse4 og interne kontrolltiltak. Opplæring i korrupsjonsbekjempelse skal gis til ledere og ansatte som jobber i stillinger utsatt for korrupsjon, for eksempel innkjøp, salg og finansielle transaksjoner.

Bestikkelser og gaver

Leverandører har aldri tillatelse til å kreve, tilby, be om, love, gi eller motta en gave eller upassende ytelse i bytte mot forretninger eller andre fordeler fra noen part, verken direkte eller indirekte via en mellommann. Pengegaver, gavekort, kontanter eller andre gaver som kan regnes som kontantekvivalenter er alltid å anse som upassende.

Interessekonflikter

Forretningsbeslutninger skal ikke være motivert eller påvirket av personlige forhold eller interesser. Leverandøren skal ikke inngå finansielle eller andre forhold med parter som skaper eller gir inntrykk av en interessekonflikt. Leverandøren skal identifisere hvor interessekonflikter kan oppstå, dokumentere situasjoner og tiltak for håndtering av identifiserte situasjoner. Ved interessekonflikter skal Leverandøren ta forholdsregler og informere Viking om situasjonen.

Rettferdig konkurranse

Leverandøren skal respektere konkurranselovgivningen, hvilket betyr at det er strengt forbudt å delta i karteller for prisjusteringer, konkurransevridning eller fordeler. Leverandøren skal sørge for at alle skatter og avgifter betales i alle lokale land de opererer i, og at ikke manipulasjon eller misbruk av internprising forekommer.

Leverandøren skal ikke betale eller motta returprovisjon eller smøring og må forebygge direkte eller indirekte økonomisk kriminalitet, som hvitvasking, svindel eller underslag, ved å ha en prosess for å identifisere og håndtere slike hendelser.

5. Kommunikasjon og rapportering

Leverandøren skal gi både ansatte og forretningspartnere muligheten til å varsle om bekymringer anonymt. Hvis Leverandøren oppdager brudd på prinsippene i disse Retningslinjene, i selskapet eller blant sine Leverandører, skal Leverandøren informere Viking umiddelbart.

6. Implementering og samsvar

Viking forbeholder seg retten til å be Leverandøren om å svare på en spørreundersøkelse for egenvurdering som Leverandøren skal delta i. Viking forbeholder seg også retten til å samle inn bærekraftsdata fra Leverandøren samt gjennomføre revisjoner og besøk ved anlegg for å observere Leverandørens virksomhet og arbeid for bærekraft. Leverandøren skal sørge for at denne retten kan håndheves blant underleverandører.

Ved identifiserte avvik fra Retningslinjene vil Leverandøren bli bedt om å fremskaffe en handlingsplan som Viking skal godkjenne.

Viking forbeholder seg retten til å si opp kontrakten med Leverandøren ved vesentlige brudd på forpliktelsene beskrevet i disse Retningslinjene og underliggende konvensjoner og erklæringer.