Etiske retningslinjer for ansatte

1. Generelt

Det er et mål at våre etiske retningslinjer gjenspeiler de verdiene Viking har, at de er gjenkjennelige, og at du er stolt av å være en representant for disse på vegne av alle ansatte i Viking.

De etiske retningslinjene skal fungere som et kompass for deg i forhold til hvordan du velger å være overfor dine kolleger, kunder og konkurrenter, men også hvordan du velger å utføre dine arbeidsoppgaver. Våre etiske retningslinjer skal bidra til å skape en felles plattform for hvordan vi som konsern og du som del av dette skal handle.

2. Kommunikasjon

I vid forstand dreier kommunikasjon seg om hvordan vi som selskap forholder oss til våre omgivelser og hvordan disse oppfatter oss, mens det i snever forstand dreier seg om hvordan du som enkeltindivid velger å kommunisere i forhold til dine omgivelser. Satt på spissen kan man si at kommunikasjon er roten til alt godt, men også alt ondt. Derfor er det svært viktig hvordan vi kommuniserer internt og eksternt. Det er vår mening at dersom disse retningslinjene følges, vil vi unngå de uheldige konsekvensene dårlig kommunikasjon kan føre til. Som medarbeider i Viking har du et bevisst forhold til blant annet følgende områder:

• Du behandler dine omgivelser med respekt og unngår baksnakking og nedsettende bemerkninger og kommentarer.
• Du er høflig og gir tilbakemeldinger på en saklig og konstruktiv måte.
• Du er raus med komplimenter, og evner å rose andre når de gjør en god jobb.
• Du opptrer aldri truende eller kommer med uttalelser som kan oppfattes som trusler.

3. Informasjon

Som ansatt i Viking mottar du og får tilgang til mye informasjon. Det er viktig at du er deg bevisst den informasjonen du sitter på og hvordan den eventuelt deles. Tilsvarende er det viktig at du videreformidler til relevant overordnet, informasjon du vet vil være av betydning for Viking.

• Dokumenter og annet skriftlig materiell som kun skal deles med et begrenset antall personer, legges i mapper på server som har adgangskontroll.
• Konfidensiell og virksomhetsfortrolig informasjon – holdes konfidensielt og fortrolig.

4. Ansattes ansvar

Du tar ansvar for dine arbeidsoppgaver, og utfører disse i tråd med det som er avtalt med din leder og ditt team. Du opptrer alltid på en redelig og troverdig måte, og oppfører deg profesjonelt.

Alle ansatte skal i kontakt med kunder og samarbeidspartnere fremme ærlighet, integritet, lojalitet og redelighet i alle forhold. Den ansatte skal ikke utnytte sin stilling for å oppnå personlige fordeler, som upassende gaver eller betaling av arrangementer eller reiser. Normale gaver som det vil fremstå som uhøflig å nekte og motta kan aksepteres. Det samme gjelder i forhold til betaling av f.eks. lunsj/middag i forbindelse med møter eller annet arbeid.

Den ansatte skal ikke delta i aktiviteter der det kan oppstå interessekonflikt mellom virksomhetens og den ansattes interesser eller noen av den ansattes nærståendes interesser. Han/hun skal heller ikke på vegne av virksomheten ta beslutninger som kan påvirke den ansattes egen eller noen av den ansattes nærståendes økonomiske interesser.

Den ansattes eventuelle eksterne engasjement må ikke være til hinder for utførelse av de plikter og funksjoner han/hun har. Slike eksterne engasjement må heller ikke undergrave tilliten til virksomheten. I tvilstilfeller skal den ansatte gi informasjon om eksterne engasjement til sin nærmeste leder.

5. Virksomhetens ansvar

Vi skal kun involvere oss i aktiviteter som er i samsvar med lover og forskrifter, inngåtte avtaler og våre egne retningslinjer for forretningsetikk. Vi skal tilby våre tjenester og produkter på en slik måte at vår og kundens/samarbeidspartnerens rettigheter og plikter klart fremkommer. Vår markedsføring og annonsering skal ikke være misvisende, men skal gi korrekt informasjon om de tjenestene og produktene som tilbys.

6. Oppfølging og ansvar

Det er styret, via daglig leder, som har det overordnede ansvaret for de etiske retningslinjene og for at disse blir fulgt.

Den enkelte ansatte plikter å gjøre seg kjent med de bestemmelser og instrukser som til enhver tid gjelder for vedkommendes stilling og har et personlig ansvar for å følge retningslinjene.

Som leder har du ansvaret for å sikre at retningslinjene er kjent og fulgt innenfor ditt ansvarsområde. Du som leder skal også være er foregangseksempel. Dersom det skjer brudd på retningslinjene eller det utvikler seg en uheldig sedvane/kultur i bedriften skal du sørge for at dette blir tatt opp i virksomheten umiddelbart.

Som leder skal du også vurdere og eventuelt foreslå mer detaljerte retningslinjer innenfor de deler av virksomheten du har ansvar for. Disse retningslinjene skal godkjennes av daglig leder.

7. Konsekvenser ved brudd på retningslinjene

Brudd på disse retningslinjene og veiledninger/instruksjoner gitt i tilknytning til retningslinjene, kan medføre disiplinære tiltak i form av advarsel, oppsigelse eller avskjedigelse. I den forbindelse har alle ledere et særlig ansvar for å bidra til beskyttelse av ansatte som avdekker og rapporterer kritikkverdige forhold.